Pada Februari 2024, ISO menerbitkan Climate Action Amendments untuk berbagai standar sistem manajemen. Perubahan singkat ini menambahkan perhatian eksplisit terhadap perubahan iklim pada analisis konteks organisasi dan kebutuhan pihak berkepentingan. Walaupun teks tambahannya ringkas, dampaknya penting karena organisasi harus menunjukkan bahwa relevansi perubahan iklim telah dipertimbangkan secara serius, bukan sekadar menambahkan satu kalimat pada dokumen.
Apa yang berubah?
Organisasi diminta menentukan apakah perubahan iklim merupakan isu yang relevan terhadap tujuan dan hasil sistem manajemen. Selain itu, pihak berkepentingan dapat mempunyai persyaratan terkait perubahan iklim yang perlu dipertimbangkan.
Perubahan ini berlaku pada banyak standar sistem manajemen. Contohnya ISO 9001, ISO/IEC 27001, ISO 37001 edisi sebelumnya, dan standar lain yang menggunakan struktur harmonis.
Apakah semua organisasi wajib mempunyai program iklim?
Tidak semua organisasi harus mempunyai program iklim yang kompleks. Kewajibannya adalah menilai relevansi secara masuk akal. Organisasi perlu memahami bagaimana perubahan iklim dapat memengaruhi proses, pelanggan, pemasok, teknologi, infrastruktur, ketersediaan sumber daya, kepatuhan, atau keamanan informasi.
Jika organisasi menyimpulkan tidak relevan, kesimpulan tersebut harus dapat dijelaskan. Jika relevan, hasilnya perlu terhubung dengan risiko, peluang, tujuan, pengendalian, atau rencana tindakan.
Contoh dampak pada ISO 9001
Perubahan iklim dapat memengaruhi ketersediaan bahan baku, kualitas produk, distribusi, fasilitas, kebutuhan pelanggan, regulasi, dan kontinuitas proses. Organisasi perlu menilai apakah risiko tersebut berpengaruh pada kemampuan memenuhi persyaratan pelanggan.
Bukti yang relevan dapat berupa analisis risiko rantai pasok, rencana alternatif vendor, pengendalian penyimpanan, monitoring kondisi lingkungan, atau perencanaan kontinuitas.
Contoh dampak pada ISO/IEC 27001
Perubahan iklim dapat memengaruhi pusat data, listrik, pendinginan, akses lokasi, konektivitas, layanan cloud, vendor, dan pemulihan bencana. Risiko tidak harus bersifat langsung; gangguan pada pemasok kritis juga dapat memengaruhi keamanan dan ketersediaan informasi.
Organisasi dapat menghubungkannya dengan risk assessment, business continuity, redundansi, pengujian pemulihan, manajemen pemasok, dan perlindungan fasilitas.
Contoh dampak pada sistem anti-penyuapan dan kepatuhan
Perubahan regulasi, proyek darurat, bantuan, perizinan, pengadaan, dan tekanan rantai pasok dapat menciptakan risiko integritas baru. Organisasi perlu memastikan perubahan konteks tidak melemahkan due diligence atau pengendalian.
Dalam situasi darurat, percepatan proses tidak boleh menghilangkan persetujuan, dokumentasi, dan pengawasan yang diperlukan.
Cara menyiapkan bukti untuk audit
Tinjau analisis konteks dan pihak berkepentingan. Tentukan relevansi perubahan iklim. Hubungkan dengan register risiko dan peluang. Tinjau tujuan dan rencana. Pastikan pemilik proses memahami dampaknya. Evaluasi apakah pengendalian sudah cukup dan monitor efektivitasnya.
Auditor biasanya tidak mencari dokumen bernama “prosedur perubahan iklim”. Auditor akan melihat konsistensi antara analisis, keputusan, risiko, pengendalian, dan bukti.
Kesalahan yang perlu dihindari
Menambahkan frasa perubahan iklim tanpa analisis, membuat program yang tidak relevan, atau menganggap perubahan hanya tanggung jawab fungsi lingkungan adalah kesalahan umum.
Pendekatan terbaik adalah proporsional: sesuai ukuran, lokasi, sektor, produk, layanan, ketergantungan, dan risiko organisasi.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah amendment mengubah semua klausul?
Tidak. Perubahan berfokus pada konteks organisasi dan kebutuhan pihak berkepentingan, tetapi dampaknya dapat mengalir ke risiko, tujuan, pengendalian, dan evaluasi.
Apakah auditor akan mengeluarkan temuan jika tidak ada dokumen iklim?
Temuan bergantung pada relevansi dan bukti pertimbangan. Organisasi harus mampu menunjukkan proses penilaian dan tindak lanjut yang sesuai.
Apakah cukup menambahkan satu kalimat?
Tidak selalu. Jika isu relevan, perlu ada hubungan dengan risiko, tindakan, atau pengendalian.
Langkah Berikutnya Bersama GIS
GIS dapat membantu organisasi memahami bagaimana persyaratan sistem manajemen diterapkan pada konteks bisnisnya. Dengan pemetaan yang tepat, organisasi dapat menyiapkan bukti yang relevan tanpa menambah dokumen yang tidak diperlukan.
PT Global Inspeksi Sertifikasi (GIS) menyediakan layanan sertifikasi sistem manajemen, sertifikasi produk/SNI, inspeksi, pengujian, serta verifikasi sertifikat. Hubungi GIS melalui halaman Kontak atau Jadwal Diskusi untuk memperoleh arahan awal yang sesuai dengan ruang lingkup organisasi Anda.
Checklist Pertanyaan untuk Setiap Pemilik Proses
Apakah perubahan cuaca ekstrem dapat mengganggu proses? Apakah pemasok kritis berada di wilayah berisiko? Apakah pelanggan meminta informasi terkait iklim? Apakah fasilitas, listrik, internet, transportasi, atau tenaga kerja dapat terdampak? Apakah terdapat persyaratan regulator atau kontrak?
Jawaban tersebut membantu organisasi menentukan apakah isu relevan dan apa tindakan yang perlu diambil. Hasilnya dapat dimasukkan ke analisis konteks, risk register, business continuity, atau program perbaikan.
Audit Internal yang Lebih Bernilai
Audit internal sebaiknya menguji konsistensi dari awal sampai akhir. Auditor internal dapat menelusuri satu isu iklim dari konteks, kebutuhan pihak berkepentingan, risiko, tindakan, indikator, sampai hasil evaluasi. Pendekatan ini lebih efektif dibanding hanya memeriksa keberadaan kalimat amendment.
Temuan audit perlu fokus pada ketidaksesuaian atau kelemahan nyata, bukan memaksa organisasi membuat dokumen yang tidak diminta standar.
Promosi Layanan GIS
GIS membantu organisasi memahami proses sertifikasi sistem manajemen dan menyiapkan informasi awal yang relevan. Pendekatan berbasis risiko membantu perusahaan memenuhi persyaratan secara proporsional dan tetap fokus pada efektivitas operasional.
